Implementacija kontroling sustava kroz 7 koraka

Kontroling, kao moderan koncept upravljanja, donosi mnogobrojne prednosti. Odlučili ste unaprijediti Vaše poslovanje implementacijom kontroling sustava i zanima Vas kako to učiniti. Navodimo 7 neizbježnih koraka kako se vrši implementacija kontrolinga i što trebate provesti da podignete Vaše poslovanje na višu razinu:

1. Napravite detaljnu analizu početnog stanja

Prvi korak u implementaciji kontroling sustava je dobiti detaljan uvid u postojeće stanje poslovanja društva. Pored financijske analize, koja daje detaljan uvid u financijsko stanje društva, napravite analizu rizika i sustava upravljanja društvom. Navedeno podrazumijeva analizu svih poslovnih procesa i računovodstvenih politika koje društvo primjenjuje.

Kroz analizu navedenih područja dobiti će se uvid u trenutno stanje svih segmenata poslovanja, te će se lakše uočiti područja poboljšanja.

2. Involvirajte interesne strane

Ukoliko postojeći poslovni model nije do sada mjerio učinkovitost poslovanja utoliko je realno za očekivati određenu dozu otpora od postojećih zaposlenika na svim razinama. Iz tog razloga je potrebno interesnim stranama prezentirati ciljeve projekta te pogodnosti novog pristupa.

Involvirajte zaposlenike i objasnite im njihovu ulogu u projektu. Imenujte voditelja projekta i dodijelite uloge članovima tima.

Napravite radionicu i selektivno intervjuirajte zaposlenike koji su na ključnim funkcijama. Upoznajte ostale odjele unutar društva s promjenama koje će se događati u narednih par mjeseci. Redovito informirajte interesne strane o napretku projekta.

3. Standardizirajte procese i procedure

Početak svake standardizacije započinje izradom mape procesa. Popišite sve aktivnosti i izradite mapu procesa. Povežite sve procese sa aktivnostima i radnim mjestima. Eliminirajte sve aktivnosti koje se preklapaju te postignite vremenske uštede.

Modificirajte shemu knjiženja poslovnih događaja. Eksterno orijentirano financijsko računovodstvo transformirajte u troškovno računovodstvo prilagođeno za potrebe menadžerskog izvještavanja.

4. Napravite sistematizaciju radnih mjesta

Za svako radno mjesto definirajte potrebne vještine i znanja. Popišite ciljeve i odgovornosti svakog radnog mjesta te izradite katalog radnih mjesta. Ukoliko zapošljavate više od 20 zaposlenika prilagodite pravilnik o radu na način da katalog radnih mjesta predstavlja sastavni dio pravilnika.

Upoznajte zaposlenike sa modelom obračuna varijabilnog dijela plaće i preduvjetima za isplatu godišnjeg bonusa. Objasnite im kvalitativne i kvantitativne pokazatelje na temelju kojih će se mjeriti njihova učinkovitost.

5. Uvedite Balanced Scorecard

Na temelju korporativne strategije društva izradite taktički i operativni plan djelovanja. Napravite projekciju bilance, računa dobiti i gubitka te novčanog toka. Projekciju financijskih izvještaja svedite na mjesečni budžet.

Korporativne ciljeve društva spustite na niže razine; na razinu poslovne jedinice i na razinu svakog radnog mjesta. Svaka poslovna jedinica, profitna i neprofitna, treba imati jasno dodijeljene ključne pokazatelje uspjeha (KPI – „Key Performance Indicators“).

Na ovaj način se stvara sklad i povezanost unutar organizacije jer svaki zaposlenik igra bitnu ulogu u realizaciji viših korporativnih ciljeva društva.

6. Mjerite, korigirajte, mjerite

Svaki ključni pokazatelj uspjeha potvrdite sa interesnom stranom koja će biti odgovorna za realizaciju istog. Napravite potrebne korekcije ukoliko je potrebno.

Mjerite ostvarene rezultate na mjesečnoj bazi. Analizirajte odstupanje u odnosu na cilj i na ostvareni rezultat u istom periodu prošle godine.

Analizirajte trend te detektirajte uzrok loše ostvarenih rezultata. Reagirajte brzo. Korigirajte plan i provedite korektivne mjere.

7. Izvještavanje

Izvještaji trebaju biti redoviti i jednostavni. Voditelj odjela, predsjednik uprave i vlasnik ne trebaju isti set informacija. Prilagodite izvještaje za svaku interesnu stranu. Usuglasite osnovni sadržaj i standardizirajte izvještaje. Izvještaji trebaju pomoći kod donošenja odluka a ne da sami sebi budu svrha.

Jasno definiranim ključnim pokazateljima uspjeha, redovitim praćenjem i mjerenjem realizacije ciljeva uspostavlja se sustav kontrolinga koji je preduvjet za povećanje učinkovitosti cijele organizacije.

Ne čekajte, podignite svoje poslovanje na novu razinu i budite uvijek korak ispred konkurencije.

Kontaktirajte naše stručnjake!

Autor: mr.sc.Danijel Pevec dipl.oec., ovl.rač.

Danijel je magistrirao na području korporativnih financija na internacionalnom sveučilištu SDA Bocconi u Milanu. Prije toga je završio stručni studij poslovne ekonomije, smjer korporativne financije, na Zagrebačkoj Školi Ekonomije i Menadžmenta u Zagrebu...više o autoru