ZNS – Zahtjev za nadoknadu sredstava jedan je od ključnih dokumenata u provedbi projekta financiranog sredstvima Europske unije. Njime korisnik od nadležnog tijela traži nadoknadu prihvatljivih troškova nastalih tijekom provedbe projekta, ali istovremeno izvještava i o napretku projektnih aktivnosti.
Zato ZNS nije samo „zahtjev za isplatu“. On predstavlja dokaz da se projekt provodi u skladu s odobrenim projektom, Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava i pravilima konkretnog Poziva.
U nastavku donosimo praktičan vodič kroz ZNS – od toga što je, kada se podnosi i što treba sadržavati do najčešćih pogrešaka koje mogu usporiti odobrenje sredstava.
Kada se podnosi ZNS?
Dinamika i rokovi podnošenja ZNS-a ovise o konkretnom Pozivu i Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava. Najčešće se ZNS podnosi tromjesečno, dok se kod pojedinih ugovora mogu primjenjivati drugačiji rokovi.
Zbog toga je prije pripreme svakog ZNS-a potrebno provjeriti Ugovor, Upute za korisnike i dokumentaciju konkretnog Poziva. Posebnu pozornost treba obratiti na završni ZNS, za koji se u pravilu primjenjuju posebni rokovi povezani sa završetkom provedbe projekta- najčešće u roku 30 dana od završetka provedbe projekta.
Što treba sadržavati ZNS?
Iako se sadržaj razlikuje ovisno o programu i Pozivu, ZNS u pravilu obuhvaća nekoliko ključnih elemenata.
1. Izvještaj o provedenim aktivnostima
Potrebno je jasno opisati što je u izvještajnom razdoblju provedeno. Nije dovoljno navesti da se „projektne aktivnosti provode prema planu“, već treba konkretno opisati provedene aktivnosti, realizirane postupke nabava, ostvarene rezultate te eventualna odstupanja od plana.
Opis aktivnosti treba biti povezan s troškovima koji se kroz ZNS potražuju. Na taj se način jasno pokazuje veza između planirane aktivnosti, nastalog troška i ostvarenog rezultata.
2. Financijski dio
Financijski dio ZNS-a odnosi se na troškove nastale u okviru projekta. Za svaki trošak potrebno je provjeriti je li:
- predviđen odobrenim proračunom,
- prihvatljiv prema pravilima Poziva,
- nastao unutar prihvatljivog razdoblja,
- pravilno dokumentiran,
- povezan s projektnom aktivnošću,
- pravilno evidentiran
- plaćen u okviru izvještajnog razdoblja.
Kod metode nadoknade posebno je važno imati dokaze o izvršenom plaćanju te isporuci robe odnosno izvršenju usluge.
Dokumentacija koja prati ZNS
Dokumentacija ovisi o vrsti troška, ali najčešće uključuje: račune, ugovore, narudžbenice, dokumentaciju o nabavi, ponude, dokaze o plaćanju, primopredajne zapisnike, evidencije rada ili sudjelovanja na edukacijama, fotografije i druge dokaze o izvršenju aktivnosti, isporuci roba ili izvršenju usluge.
Posebnu pažnju treba posvetiti postupcima nabave. Pravilnost nabave potrebno je provjeravati već prije nastanka troška te prilikom izrade Plana nabave, a ne tek prilikom pripreme ZNS-a. Ovisno o statusu korisnika i pravilima konkretnog Poziva, mogu se primjenjivati različita pravila nabave koja su jasno opisana u dokumentaciji Poziva i Ugovora. Posebnu pažnju treba posvetiti odabiru odgovarajućeg postupka, dokumentiranju postupka i odabira ponude, sukobu interesa, rokovima te dokazima o provedenom postupku prema primjenjivim pravilima.
Nepravilnosti u nabavi mogu rezultirati financijskim korekcijama, odnosno smanjenjem iznosa koji će korisniku biti priznat, stoga je važno ozbiljno pristupiti svakom postupku te prikupiti potrebnu i ispravnu dokumentaciju.
3. Praćenje pokazatelja
Osim financijskog dijela, kroz ZNS se prati i ostvarenje projektnih pokazatelja. Oni ovise o konkretnom projektu i mogu se odnositi, primjerice, na broj novih zaposlenika, broj educiranih osoba, povećanje prihoda, nove proizvode, digitalizirane procese, energetske uštede, povećane kapacitete ili druge rezultate.
Važno je pratiti pokazatelje tijekom cijele provedbe projekta, a ako je tako određeno, o pojedinim pokazateljima potrebno je i kontinuirano izvještavati tijekom provedbe projekta.
Ako projektni pokazatelji nisu u cijelosti ostvareni, moguće je izricanje financijskih korekcija, stoga je važno kroz realizaciju aktivnosti voditi brigu o postavljenim pokazateljima, a osobito ako u projektu dođe do određenih izmjena ili neočekivanih okolnosti.
Najčešće pogreške kod izrade ZNS-a
Jedna od najčešćih pogrešaka je prikupljanje dokumentacije tek pred rok za podnošenje ZNS-a. Takav pristup povećava mogućnost da nedostaje račun, dokumentacija, dokazi i drugi revizijski tragovi.
Česta je pogreška i neusklađenost podataka – primjerice, kada se iznos u ZNS-u razlikuje od iznosa na računu ili u računovodstvenim evidencijama.
Također, trošak ne postaje automatski prihvatljiv samo zato što je nastao tijekom trajanja projekta. Mora biti povezan s odobrenom aktivnošću i ispunjavati sve uvjete prihvatljivosti te biti plaćen u odgovarajućem periodu.
Problem može predstavljati i zanemarivanje projektnih pokazatelja. Projekt se ne provodi samo radi nastanka i nadoknade troškova, već radi ostvarivanja ugovorenih ciljeva i rezultata.
Kako pripremiti kvalitetan ZNS?
Najbolji pristup je dokumentaciju pratiti kontinuirano tijekom provedbe projekta. Za svaki trošak treba odmah provjeriti njegovu prihvatljivost, dokumentirati nabavu, sačuvati račun i dokaz o plaćanju te evidentirati na koju se projektnu aktivnost odnosi.
Prije predaje ZNS-a potrebno je napraviti završnu provjeru svih podataka: jesu li aktivnosti pravilno opisane, odgovaraju li troškovi odobrenom proračunu, postoji li potrebna dokumentacija, jesu li provedeni odgovarajući postupci nabave i jesu li podaci o pokazateljima ažurirani.
Dobar ZNS rezultat je dobre organizacije tijekom cijelog projekta, a ne administrativnog posla koji se radi nekoliko dana prije roka.
Zaključak
Pravilno izrađen ZNS mora jasno odgovoriti na četiri pitanja: što je planirano, što je provedeno, koji troškovi su nastali i čime se to može dokazati.
Kada su aktivnosti, troškovi, dokumentacija i pokazatelji međusobno usklađeni, proces kontrole i odobravanja ZNS-a znatno je jednostavniji. Zato je kvalitetno vođenje projektne dokumentacije od prvog dana jedan od najvažnijih preduvjeta uspješne provedbe EU projekta.
Izrada ZNS-a može predstavljati značajno administrativno opterećenje za korisnika, zato na početku provedbe projekta odaberite pouzdane konzultante koji će Vam olakšati pripremu ZNS-a i voditi Vas kroz uspješnu i evidentiranu provedbu projekta.
