Što trebate znati prilikom obračuna putnog naloga?

Putni nalog jedan je od najčešće korištenih dokumenata u poslovanju. To je dokaz poslodavcu kako je radnika uputio na službeni put te predstavlja osnovni dokument za obračun i knjiženje troškova nastalih na službenom putu. U nastavku saznajte što je putni nalog, koje sve elemente mora sadržavati i koju dokumentaciju uz njega priložiti te koji se propusti najčešće pojavljuju prilikom njegove izrade.

Što je putni nalog i koji su njegovi elementi?

Porezni propisi društvima određuju uvjete pod kojima se dnevnice i drugi troškovi nastali na službenom putu mogu zaposlenicima isplatiti neoporezivo i nisu izvor radnikovih prava. Putni nalog je dokument potreban za putovanje iz mjesta rada u drugo mjesto, pri čemu se radi o udaljenosti od najmanje 30 km. Putni nalog mora biti otvoren prije puta, te ispisan u papirnatom obliku sadržavajući sve obvezne elemente, kao i odobrenje odgovorne osobe. Putne naloge je bitno zatvoriti u roku od 3 dana nakon povratka s puta. Važno je da putni nalog sadrži sljedeće elemente:

1. nadnevak izdavanja
2. ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje
3. mjesto u koje osoba putuje
4. svrha putovanja
5. vrijeme trajanja putovanja
6. vrijeme kretanja na put
7. podatke o prijevoznom sredstvu (npr. registarska oznaka automobila)
8. početno i završno stanje brojila
9. vrijeme povratka s puta
10. potpis ovlaštene osobe koja je odobrila nastale troškove, pečat
11. obračun troškova
12. likvidaciju obračuna – potpis osobe koja je utvrdila vjerodostojnost nastalih troškova
13. izvješće s puta

Prilozi kojima se dokazuju nastali izdaci mogu biti računi za utrošeno gorivo, cestarine, tunelarine i mostarine, zatim preslike ili potvrde putnih karata (ako se račun izgubi ili uništi), računi za prijevoz (taksi, autobus) i smještaj te drugo. Dnevnice za službena putovanja u zemlji i inozemstvu jesu naknade za pokriće izdataka prehrane i pića te prijevoza u mjestu u koje je radnik upućen na službeni put. Ako je na službenom putovanju osiguran jedan obrok (ručak ili večera), iznos dnevnice umanjuje se za 30%, odnosno za 60% ako su osigurana dva obroka (ručak i večera). Doručak koji je uračunat u cijenu noćenja smatra se troškom noćenja i ne smatra se osiguranom prehranom.

Puna dnevnica u tuzemstvu iznosi 200,00 kn te se pravo na nju ostvaruje ako je radnik na putu najmanje 12 sati u jednom danu. Ukoliko je tom radniku pokriven trošak ručka ili večere, utoliko se dnevnica umanjuje za 30%, odnosno iznosi 140,00 kn. Ako su pokriveni i ručak i večera, dnevnica se umanjuje za 60% te iznosi 80,00 kn. Pola dnevnice se ostvaruje ako je radnik na putu više od 8, a manje od 12 sati.

Što se smatra službenim putem u inozemstvo i kako se obračunavaju inozemne dnevnice?

Službenim putom u inozemstvo, prema čl. 7., st. 14. Pravilnika o porezu na dohodak smatra se putovanje koje traje do 30 dana neprekidno:

• iz Republike Hrvatske u stranu državu i obratno
• iz jedne strane države u drugu
• iz jednog mjesta u drugo mjesto na teritoriju strane države.

Visine dnevnica u inozemstvu propisane su zakonom za svaku pojedinu državu te su izražene u eurima ili američkim dolarima. Puna dnevnica obračunava se na svaka 24 sata provedena na službenom putu i ostatak putovanja koje je duže od 12 sati, a manje od 24 sata.

Pola dnevnice obračunava se na putovanje koje traje više od 8 a manje od 12 sati.

Dnevnica na inozemnom putovanju se obračunava od sata prelaska hrvatske granice prilikom odlaska na službeni put do sata prelaska granice RH kod povratka s putovanja. Ukoliko se radi o inozemnom službenom putovanju avionom, dnevnica se obračunava od polaska leta iz zračne luke u Hrvatskoj do sata povratka aviona u hrvatsku zračnu luku ili ako se za službeno putovanje u inozemstvo koristi brod, dnevnica se obračunava od sata polaska broda.

Izdvojena je situacija u kojoj se službeni put odnosi na put u tuzemstvo i inozemstvo. U tom slučaju prvo se utvrđuje pravo na inozemnu dnevnicu, a zatim pravo na tuzemnu dnevnicu, uzimajući u obzir ukupan broj dana/sati provedenih na službenom putu. Ako je ukupno na putovanju radnik proveo više od 8, odnosno više od 12 sati, a u inozemstvu manje od 8 sati, tada se isplaćuje pripadajuća tuzemna dnevnica uzevši u obzir ukupan broj sati provedenih na putovanju u tuzemstvu i inozemstvu.

Koje su najčešće greške kod izrade putnih naloga?

1. Nije navedena kilometraža (kilometar sata na početku puta i na kraju puta)
2. Nisu priloženi putni troškovi (račun za cestarinu, račun hotela itd...)
3. Nije naveden naziv prijevoznog sredstva (marka, tip i registarske pločice)
4. Putni nalog dulji od 30 dana
5. Nije navedena detaljna svrha putovanja, već samo poslovni put

6. Računanje dnevnica po danima (dnevnice se ne računaju za svaki kalendarski dan)

1. Nije upisano izvješće
2. Putni nalog rađen za više djelatnika (jedan putni nalog – jedan djelatnik)
3. Putni nalozi kraći od 30 km
4. Ne slijedi se brojčani niz naloga (ne smije se preskočiti broj ili napraviti putni nalog s već postojećim brojem)

Propusti se većinom odnose na nepotpun sadržaj putnih naloga, ali pogreške se događaju i u obračunima i računovodstvenom tretmanu isplata. Važno je za napomenuti kako je za priznavanje troškova putovanja potrebno imati i račune jer njihov izostanak može dovesti do poreznog osporavanja troškova službenog putovanja. Sukladno tome treba obratiti pozornost da je, uz sve obvezne elemente putnog naloga, potrebno imati i vjerodostojne priloge, tj. isprave kojima se opravdavaju troškovi službenog putovanja.

Ako trebate pomoć ili imate bilo kakvih pitanja vezano za putne naloge i obračun istih, slobodno nas kontaktirajte.

Autor: Tina Tonković, voditelj u računovodstvu

Tim ALPHA CAPITALIS:

Ovlašteni revizori | Ovlašteni interni revizori | Ovlašteni procjenitelji | Ovlašteni računovođe | Ovlašteni investicijski savjetnici | ACCA (Association of Certified Chartered Accountants)