Priprema EU projekta

Što očekivati?

Novo programsko razdoblje 2021.-2027. usmjereno je strateškom razvoju Europske unije i ublažavanju posljedica pandemije COVID-19. Za ovo razdoblje određen je iznos od 330 milijardi eura namijenjenih financiranju vizije Europe koja je: pametna, zelenija, bolje povezana, više socijalna i bliža građanima.

Kako bi ste ostvarili pravo na bespovratna sredstva, prvenstveno je potrebno pratiti obavijesti o otvorenim natječajima. Cijeli proces prijave te upravljanja EU projektima možemo podijeliti u 3 glavne faze: apliciranje na natječaj, provedba projekta, radnje nakon provedbe (koje ovise o samom projektu).

Apliciranje na natječaj

Postupak apliciranja na natječaj u pravilu počinje puno prije negoli je natječaj otvoren i sastoji se od nekoliko koraka: pripremne radnje, pružanje usluge apliciranja na natječaj i u konačnici, zatvaranje projekta. Rezultati natječaja (ostvarivanje prava na bespovratna sredstva te njihov iznos) ovisi o kvaliteti i preciznosti prijave i samog projekta zbog čega je poželjno obratiti se stručnjacima.

Pripremne radnje

Pripremne radnje počinju praćenjem objava e-savjetovanja i natječaja u najavi kako bi odabrali natječaj koji najviše odgovara Vašim potrebama. Nakon odabira najprikladnijeg natječaja i otvaranja istog, unutar pripremnih radnji razlikujemo:

Koncept Mindmanagera-a- alat za raščlanjivanje prikupljenih podataka i pitanja bitnih za projekt po sekcijama, a radi lakše preglednosti istih. Minmanager sadržava sva pitanja iz prijavnog obrasca i investicijske studije te svu potrebnu dokumentaciju za tijek pripreme projekta.
Sastavljanje pitanja na temelju Poziva- bitno je sastaviti set pitanja koji će ubuduće služiti za informiranje i prikupljanje informacija od klijenta.
Pronalazak klijenta- kontaktiranje, prikupljanje osnovnih informacija, analiza poslovanja na javno dostupnim mjestima.
Slanje ponude- u slučaju da se izrada projekta planira financirati iz Poziva, potrebno je nabavu odraditi sukladno Pravilniku za NOJN objavljenu u sklopu Poziva.
Potpis ugovora
Slanje radnog papira- navesti teme koje će se obrađivati na sastanku, prjedlog projektnog tima i sl.
Priprema za sastanak- slanje pitanja i jasno navedene projektne dokumentacije (ako je natječaj otvoren) ugovorenom klijentu, slanje financijske dokumentacije: bilanca, RDG, GFI, bruto bilanca, obračun amortizacije, ugovori o kreditima za prijavitelja i dr. Napomena: za povezana poduzeća potrebno je zatražiti bilancu i RDG.

Temeljito odrađene pripremne radnje olakšavaju proces izgradnje projektnog prijedloga naknadno, također pokretanjem postupka na vrijeme smanjuje se rizik neuspješne prijave.

Pružanje usluge apliciranja na natječaj

Usluge apliciranja na natječaj uključuju inicijalni sastanak, ovjeru dokumentacije, provjera i analiza podataka kao i ostali postupci nakon sastanka te u konačnici izrada projektnog prijedloga.

Dogovaranje prvog sastanka– pitanja za klijenta segmentiraju se po važnosti i ovisno o raspoloživom vremenu. Ova faza može se podijeliti u dva koraka. Prva faza obuhvaća analizu prijašnjeg poslovanja, financijskog stanja tvrtke, analizu tržišta, konkurencije i sl. Druga faza sastanka stavlja fokus na projekt i očekivanja od projekta kroz prikupljanje informacija vezanih uz ideju ulaganja, spremnosti na pokazatelje, analiza bodovanja (ukoliko je moguće odraditi i ranije, prioritet su stavke koje se boduju ali je važno sve stavke obrasca odraditi kvalitetno), zatvaranje financijske omotnice i dr.
Ovjera dokumentacije- nakon zaprimljene dokumentacije koju smo pripremili i obradili potrebno je istu poslati na ovjeru kod klijenta (potpis, pečat).
Nakon sastanka– ponovna analiza i provjera točnosti informacija, nadopuna Mindmanager prikaza podataka, priprema drugog kruga pitanja (nejasni odgovori, dodatna pitanja, nastale promjene i sl.). Osim navedenog, potrebno je pribaviti životopise projektnog tima. Ukoliko se projektna ideja odnosi na izgradnju potrebno je prikupiti sljedeću dokumentaciju: glavni projekt, arhitektonski projekt, elaborate, građevinsku dozvolu, izvadak iz zemljišnih knjiga (ukoliko klijent posjeduje vlastito zemljište), ugovor o najmu/zakupu/koncesiji (ukoliko klijent koristi zemljište u tuđem vlasništvu) i dr. Ako se projektna ideja odnosi na kupnju strojeva i opreme potrebno je dostaviti odgovarajuće ponude. Vrlo je bitno dogovoriti termin drugog sastanka.
Pisanje/izrada projektnog prijedloga– slijedi nakon interne podjele zadataka u timu i prikupljenih relevantnih informacija od klijenta. Napomena: u ovoj fazi potrebno je komunicirati klijentu davanje dozvole za ulaz u sustav E-fondovi odnosno ustupanje tokena. Ova faza u praksi se odrađuje sastavljanjem Word dokumenta te naknadnim podizanjem u sustav za predaju projektnih prijedloga (E-fondovi).
Pisanje projektnog prijedloga– slijedi nakon interne podjele zadataka u timu i prikupljenih relevantnih informacija od klijenta. Napomena: u ovoj fazi potrebno je komunicirati klijentu davanje dozvole za ulaz u sustav E-fondovi odnosno ustupanje tokena. Ova faza u praksi se odrađuje sastavljanjem Word dokumenta te naknadnim podizanjem u sustav za predaju projektnih prijedloga (E-fondovi).

Tokom ove faze, potrebno je dostaviti ispravne podatke i dokumentaciju, također je bitna jasna komunikacija između savjetnika i klijenta, kao i poštivanje određenih rokova.

Zatvaranje/arhiviranje projekta

Zatvaranje projekta počinje slanjem projektnog prijedloga (nakon slanja istog klijentu na konačni pregled). Kada je prijedlog poslan i natječaj zatvoren potrebno je pratiti i izvještavati klijenta o svim potrebama u sustavu do konačne odluke (poželjno: pozitivna evaluacija i odluka o sufinanciranju).

U slučaju odluke o sufinanciranju slijede sljedeći koraci za provedbu projekta: potpisivanje ugovora, izdavanje fakture, otvaranje računa za projekt, slanje ugovora o kreditu (ako se projekt financira sredstvima banke) ili bankovne izvode (ako je zatvaranje financijske konstrukcije omogućeno vlastitim investiranjem klijenta).

Nakon zatvaranja projekta, dogovara se sastanak s klijentom kako bi se razradili sljedeći koraci u provedi projekta.

Ukoliko postoje kriteriji na temelju kojih možete ostvariti prava zaključena u jednom od Poziva ili Vas zanimaju mogućnosti vezane uz sredstva osigurana EU fondovima, javite nam se i našem timu stručnjaka za EU fondove!

Tim ALPHA CAPITALIS