Kada i kako promijeniti knjigovođu / računovođu

Kada donosite odluku o odabiru računovođe uzmite u obzir da je računovođa vaš poslovni partner a ne servis koji za vas radi knjiženje. Računovođa zna vaše poslovne tajne i ima uvid u stvarnu sliku poslovanja vašeg društva. Ako niste upoznati s osnovama računovodstva i financija tada vaš računovođa možda poznaje vaše poslovanje bolje i od vas samih.

S obzirom na to da vaš računovođa posjeduje bitne informacije o vašem poslovanju i ima stručno znanje u području financija, računovodstva i poreza, tada biste u njega trebali imati povjerenja i kao sugovornika ga uključiti kod donošenja svih bitnih poslovnih odluka.

U slučaju da ne uključujete svog računovođu kod donošenja poslovnih odluka i nemate povjerenja tada je poželjno razmotriti opciju promijene računovodstvenog servisa kroz korake naveden u nastavku teksta.

1. Provjerite kvalitetu rada svog računovodstvenog servisa

Svoj računovodstveni servis ili računovođu tražite redovita izvješća (mjesečna i kvartalna) kako bi bili upoznati s financijskom situacijom svog društva. Redovito testirajte da li ste adekvatan klijent za svog računovođu. Može se dogoditi da imate stručnog računovođa kojeg ste prerasli obujmom poslovanja. U tom slučaju računovođa ne može pratiti vaš tempo razvoja poslovanja i pružiti vam punu podršku.

Preispitajte da li su vam poslovni papiri predani na vrijeme te jesu li obračunate sve naknade, porezi, prirezi, trošarine i davanja. Provjerite da li se redovito provode sva knjiženja ili računovođa kasni s knjiženjima izvoda i obračunom amortizacije. Također provjerite da li ste iskoristili sve porezne i zakonske beneficije.

Ako vam na vaša postavljena pitanja računovođa ne ulijeva povjerenje tada preispitajte njegovu stručnost, tražite drugo mišljenje ili razmotrite opciju da promijenite računovođu.

2. Provedite kontrolu/reviziju vođenja poslovnih knjiga

Vođenje poslovnih knjiga traži profesionalni pristup, znanje, iskustvo i predanost. Greške u vođenju poslovnih knjiga se mogu dogoditi ali je bitno da se pravovremeno uoče i isprave.

Izbjegnite greške koje bi mogle uzrokovati velike probleme u obliku kazne, izgubljenog vremena i/ili izgubljenih poslova. Kako bi se takve situacije spriječile, jednom godišnje napravite kontrolu i reviziju vođenja poslovnih knjiga od strane ovlaštenog računovođe, revizora ili neovisnog računovodstvenog servisa.

3. Provedite korektivne mjere ili promijenite računovođu ako je potrebno

Ako ste nakon provedene revizije/kontrole odlučili da želite promijeniti računovođu tada utvrdite s čime ste nezadovoljni kod postojećeg računovođe i što želite promijeniti. Kada utvrdite s čime ste nezadovoljni kod postojećeg računovođe tek tada ćete znati što možete tražiti od novog računovođe.

Utvrdite završno stanje ili presjek poslovanja na dan prelaska. Kvantificirajte sve rizike i pogreške te dogovorite model izlaska iz suradnje sa starim računovođom.

4. Odaberite novog računovođu

Provjerite da novi računovođa ili računovodstveni servis posjeduje stručne certifikate i da ima dovoljno iskustva u sektoru u kojem poslujete. Bitno je da vam novi tim ulijeva povjerenje i da ste komforni podijeliti svoju viziju poslovanja. Obavezno kod traženja ponude iskomunicirajte svoje želje, zahtjeve, očekivanja i dosadašnja iskustva s postojećim računovođom te situacije s kojima ste imali problema ili nelagodu.

Bitno je da vam novi računovođa predloži opseg usluga koje su najprikladnije za vas te pojasni rizike, rokove, odgovornosti i detalje koji će odagnati sve buduće nesporazume i probleme.

Naglasite da vam je bitno redovito mjesečno izvještavanje i savjetovanje u području poreza. Dogovorite model komunikacije i način rada. Jasno definirajte način dostave dokumentacije i informacije koje želite primati u izvještaju.

5. Definirajte model prelaska

Dogovorite s kojim datumom prelazite kod novog računovođe. Datum prelaska predstavlja datum od kojeg novi računovođa počinje voditi poslovne knjige. Idealno vrijeme za prelazak je na početku godine jer tako “stari“ servis završava obradu poslovne godine, izrađuje završni račun za tu poslovnu godinu, a “novi” servis će preuzeti ta stanja i unijeti ih kod sebe kao početna stanja.

Kod procesa promijene računovodstvenog servisa iznimno je bitno znati kako će novi računovodstveni servis unaprijed pripremiti sve korake procesa, pripremiti vam poruke i upute koje trebate autorizirati kod “starog” računovođe. Bitno je da se cijeli proces obavi bez vaše veće involviranosti.

Često se događa da imate osjećaj kako, unatoč nezadovoljstvu, neinformiranosti i osjećaju da za svoj novac ne dobivate adekvatnu i očekivanu uslugu, da je bolje ne mijenjati računovođu. Ovo uvjerenje je bazirano na „strahu“ da će ta odluka zahtijevati dodatan posao i komplikacije. Ako ne reagirate pravovremeno, takva situacija može dovesti da postanete „taocem“ svog računovođe je strahujete da će vam računovođa nesmotrenim potezom dovesti poslovanje u probleme.

Ukoliko vam je potrebno neovisno mišljenje, revizija poslovnih knjiga ili usluge računovodstva utoliko nam se slobodno javite povratno.

Autori: ALPHA CAPITALIS tim

Ovlašteni revizori | Ovlašteni interni revizori | Ovlašteni procjenitelji | Ovlašteni računovođe | Ovlašteni investicijski savjetnici | ACCA (Association of Certified Chartered Accountants) | CFA (Chartered Financial Analyst)