Izbjegnite greške kod izrade menadžerskog izvještaja (dashboard izvještaji)

Potrebni su Vam redoviti mjesečni izvještaji. Želite standardizirati mjesečni izvještaj za menadžment. Iako je svaki menadžerski izvještaj (dashboard izvještaji) drugačiji i prilagođen potrebama, ipak, postoje općenita pravila koja vrijedi slijediti. U nastavku navodimo što NE činiti.

1. Izbjegavajte detalje

Poprilično je lako postati pretjerano ambiciozan i željeti ponuditi izvještaj koji pokriva svaki aspekt poslovanja. Probajte izvještaj maksimalno pojednostavniti.

Umjesto da trošite tjedne na izradu opširnog izvještaja, bolja opcija je raditi na više kratkih verzija modificiranog izvještaja u kojem se bolje snalazite.

2. Ne koristite nerazumljive stručne ekonomske termine

Nema potrebe da izvještaj sadržava pretjerano komplicirane ekonomske definicije i financijske izračune. Pojednostavnite. Strukturirajte izvještaj da ga može razumjeti i šira javnost.

Bitno je da navedete relevantne ključne pokazatelje uspjehe (eng. KPI = Key Performance Indicators) kao što su npr. Prihod, EBITDA, Marže, Obrtaj zaliha, Potraživanja od kupaca, itd.

3. Izbjegavajte nepotrebne i nerazumljive grafove

Vaš izvještaj trebao bi biti poprilično jednostavan kod prezentacije. Morate se oduprijeti potrebi da pretjerate u vizualnom dodavanju grafova i slika.

Koliko god vama grafovi i razne slike izgledale kao simpatični dodatak sa svojom logičnom funkcijom, u konačnici njihovo pretjerano dodavanje samo „smeta“ osnovnoj svrsi izvještaja.

4. Ne shvaćajte olako izradu dashboarda

Zbog toga što dashboard predstavlja jednostavan izvještaj na jednoj stranici ne znači da ga je jednostavno isproducirati.

Napravite adekvatnu pripremu. Obradite prikupljene podatke. Provjerite da li su brojevi točni i testirajte brojeve kako bi se uvjerili u njihovu vjerodostojnost. Provjerite da li je sadržaj ispravan i da li vizual reflektira jasnu poruku koju želite iskomunicirati.

5. Prikazujte podatke tako da oni imaju svoju svrhu

Često se dashboard pretjerano usmjerava na specifični odjel te oni tada postaje svrha sami sebi. Pošto su odjeli unutar društva umreženi s ostalim odjelima i zajedno radite na ispunjavanju cilja ukupne organizacije, pobrinite se kako bi izvještaj mjerio koliko ste postigli u ispunjavanju višega cilja organizacije.

Uvijek prikazujte usporedne podatke tako da prikažete (1) realizacija, (2) plan, (3) prethodno razdoblje. Demonstrirajte odstupanja u odnosu na plan i naznačite područja koja su podbacila.

6. Izbacite neučinkovite i nepregledne grafove i tablice

Uzmite u obzir kakve grafove i tablice radite. Na primjer, 3D grafikoni ne pružaju čitatelju bolje razumijevanje podataka. Pretjerano blještave boje mogu narušiti čitanje podataka s grafa. Također, korištenje ovalnih grafova s više od šest vrijednosti drastično smanjuje razumijevanje grafa.

Kod izrade dashboarda preporučljivo je držati se standarda menadžerskog izvještavanja.

Ako Vas zanimaju standardi menadžerskog izvještavanja obratite nam se. Zatražite primjerak menadžerskog izvještaja.

Autor: Ilija Nikolić mag.oec, ovl.revizor

Ilija je ovlašteni revizor i ACCA kandidat. Diplomirao je na Ekonomskom fakultetu u Zagrebu, smjer financijska analiza i poslovno planiranje. Ilija posjeduje višegodišnje iskustvo na području revizije različitih djelatnosti...više o autoru